Business Analyst - Elicitation - Cần chuẩn bị những gì

Quang Hoàng Đinh

6/16/2025 · 19 phút đọc

Giúp 10,000 bạn Business Analyst hiểu về cuốn sách BABOOK

Hello mọi người!

Lâu rồi mình chưa quay lại chia sẻ tiếp về chuỗi "Khơi gợi yêu cầu". Hôm nay chúng ta sẽ đến với một chủ đề nhỏ nhưng cực kỳ quyết định cho thành bại của một buổi elicit đó là “Bạn cần chuẩn bị những gì khi khơi gợi yêu cầu”. Nhưng mà trước khi đi vào chủ đề, để mình kể cho bạn nghe một câu chuyện của mình nhé:

Buổi khơi gợi yêu cầu “đi vào lòng đất”

Đó là lần đầu tiên mình được giao lead một buổi khơi gợi yêu cầu cho hệ thống nhân sự - module quản lý chấm công. Mình lên lịch phỏng vấn team HR, chuẩn bị các câu hỏi cần hỏi và nghĩ đơn giản chỉ là “hỏi cách chấm công của các bạn thôi mà”.

Và rồi, hôm đó trời mưa, HR tới trễ, còn mình quên đặt phòng họp nên mọi người đang trong buổi khơi gọi yêu cầu thì bị team khác vào giành phòng. Và mọi người phải di dời sang phòng meeting bên cạnh. Phòng này thì không có máy chiếu, thế là slide chuẩn bị của mình coi như bỏ. Khi bắt đầu hỏi, mình nhận ra: người mình hỏi không phải người có thông tin, và có một vài anh chị thì... chưa biết buổi hôm nay là để làm gì. Hôm đó tan ca, trên đường về nhà, lòng mình cũng đổ như mưa vì buổi khơi gợi yêu cầu quá chi là thất bại

Đó là mình của của những năm khi còn là một bạn BA fresher, giờ thì mọi việc đã khác, mình đã nắm vững các bước chuẩn bị cho một buổi khơi gợi yêu cầu và hiểu mình cần làm những gì để có một buổi khơi gợi yêu cầu một cách hiệu quả. Và dưới đây là 5 bước bạn cần chuẩn bị trước khi khơi gợi yêu cầu.

1. Hiểu rõ phạm vi của việc khơi gợi

Khi bắt đầu bất kỳ buổi khơi gợi yêu cầu nào, điều đầu tiên mình luôn tự hỏi bản thân không phải là “hỏi ai” hay “dùng kỹ thuật gì”, mà là "mình đang cố gắng thu thập điều gì – và để làm gì?". Đây là cách tôi xác định phạm vi của hoạt động khơi gợi yêu cầu, một bước không cầu kỳ nhưng cực kỳ quan trọng. Bởi nếu bạn không rõ mình cần gì, thì buổi elicit sẽ giống như thả lưới giữa biển mà không biết đang bắt cá hay bắt tôm – đôi khi lại chẳng đem được gì về bờ.

Xác định phạm vi elicit đơn giản là làm rõ: buổi làm việc này nhằm thu thập thông tin gì, để phục vụ quyết định hoặc cho ai sử dụng, và khi kết thúc thì mình cần nắm được cái gì trong tay. Nếu bạn làm rõ được những điều đó, bạn sẽ vào buổi elicit với sự tập trung và kiểm soát. Ngược lại, nếu bước vào một cách mơ hồ, thì khả năng cao là buổi họp sẽ đi lòng vòng, stakeholder nói lan man, bạn thì ghi chép mỏi tay nhưng về chẳng dựng được requirement nào ra hồn.

Hãy tự hỏi mình trước:

Mình đang muốn tìm hiểu điều gì?
Thông tin đó sẽ giúp giải quyết vấn đề gì?
Kết quả mình mong đợi là gì?
Viết ra, viết ra, viết ra. Điều quan trọng viết lại 3 lần. Đừng chỉ nghĩ trong đầu. Vì rồi cũng quên à!

2. Chọn technique phù hợp

Tùy vào chi phí, ràng buộc về thời gian, sự sẵn lòng của stakeholder,… ta sẽ chọn những kỹ thuật phù hợp. Nếu khơi gợi yêu cầu là nấu ăn thì kỹ thuật chính là cách chúng ta chế biến, như luộc, hấp, xào, hay nướng. Mỗi cách chế biến có một cách thao tác khác nhau và sẽ mang lại hương vị cũng như kết quả khác nhau. Nên tùy vào tình huống mà ta nên chọn những kỹ thuật phù hợp

Có người từng hỏi mình: “Ủa, khơi gợi yêu cầu thì cứ hỏi stakeholder thôi, cần gì kỹ thuật gì cho lằng nhằng?” Nhưng thực tế không đơn giản vậy đâu nha. Mỗi tình huống, mỗi nhóm stakeholder, mỗi dự án sẽ cần một cách tiếp cận khác nhau. Ví dụ, khi mình làm việc với một nhóm kỹ thuật nội bộ, mình thường chọn phỏng vấn trực tiếp vì họ có thể nói sâu và rõ ràng từng chi tiết. Nhưng nếu đang làm việc với người dùng cuối – những người rất bận – mình sẽ ưu tiên observation (quan sát).

Việc chọn kỹ thuật khơi gợi nên được cân nhắc dựa trên nhiều yếu tố như: thời gian và ngân sách cho phép, tính chất của thông tin cần lấy, mức độ sẵn sàng hợp tác của stakeholder, và cả văn hóa tổ chức nữa. Có nhóm stakeholder cực kỳ cởi mở, interview hay workshop là chuyện bình thường, nhưng có nhóm thì chỉ quen làm việc qua email, nên nếu bạn cứ khăng khăng interview thì sẽ... trật quẻ. Một BA giỏi là người không chỉ biết nhiều kỹ thuật mà còn biết dùng đúng kỹ thuật, đúng lúc, đúng người, để tạo ra hiệu quả cao nhất trong việc thu thập yêu cầu.

Dưới đây là một vài techniques bạn có thể tham khảo

Interview: phù hợp cho cho discuss sâu về một vấn đề, một-một
Workshop: phù hợp cho brainstorming, căng chỉnh (align) nhiều bên
Observation: dành khi user “không nói được”, phải nhìn mới hiểu
Survey: khi đông và cần nhanh

3. Chuẩn bị hậu cần (logistics)

Trong mỗi buổi khơi gợi yêu cầu, logistics – hay còn gọi là công tác hậu cần – là một thứ tưởng nhỏ mà lại ảnh hưởng lớn đến chất lượng buổi làm việc. Mình từng có lần tổ chức một buổi elicit với team vận hành nhưng quên… book phòng họp. Đến sát giờ, mới sựt nhớ ra là tất cả phòng họp đã bị book, thế là nguyên team mình phải cuống cuồng kéo nhau xuống pantry ngồi. Buổi hôm đó đúng nghĩa “một nồi lẩu thập cẩm” luôn: không có máy chiếu, không có bảng viết, tiếng người đi lại ồn ào, stakeholder mất tập trung, còn mình thì vừa dẫn buổi họp vừa rớt mồ hôi hột vì không kiểm soát nổi không khí. Và bài học rút ra là: logistics không tốt thì dù bạn có chuẩn bị nội dung tốt tới đâu, buổi khơi gợi cũng khó lòng thành công trọn vẹn.

Vậy nên, trong phần chuẩn bị, BA cần xem xét kỹ về thời gian, địa điểm và phương tiện hỗ trợ. Nếu làm offline thì cần kiểm tra phòng họp đã được đặt chưa, thiết bị trình chiếu có hoạt động không, bảng viết có đủ bút không. (Mình từng làm việc với một bạn BA, hôm đó có giới thiệu tính năng mới, mọi người đã tập hợp đông đủ ngồi chờ, còn bạn thì loai hoai kiểm tra máy chiếu vì không kết nối được. Kết quả là nguyên team 8 người ngồi chờ 10p, 8×10=80 phút bị mất). Nếu làm online thì cần chắc chắn rằng link họp đã được gửi và hoạt động tốt, các thành viên đều biết cách tham gia. Ngoài ra, BA cũng nên ước lượng trước thời lượng buổi elicit và chia nhỏ agenda thành các phần rõ ràng, có thời gian dự kiến cho từng phần. Điều này không chỉ giúp stakeholder chủ động sắp xếp thời gian mà còn khiến buổi làm việc diễn ra có nhịp, không bị dài lê thê. Một buổi elicit được chuẩn bị logistics kỹ càng sẽ mang lại không khí chuyên nghiệp, tạo sự thoải mái và tập trung, từ đó giúp cả BA lẫn stakeholder phối hợp hiệu quả và thu được thông tin giá trị hơn rất là nhiều.

Một vài câu hỏi giúp bạn chuẩn bị cho công tác hậu cầu:

Phòng họp đã book chưa?
Online call thì link đã gửi chưa?
Máy chiếu có hỗ trợ không?
Bạn cần whiteboard hay hay note ghi chú không?

4. Thu thập thông tin hỗ trợ (supporting materials)

Mình từng tham gia một buổi elicit với bạn Product Ownwer. Buổi họp đó suýt thất bại nếu tôi không mang theo bảng số lượng truy cập theo từng chức năng của người dùng cuối. Chính con số đó gợi mở ra nhiều mâu thuẫn giữa lý thuyết và thực tế, giúp mình bóc tách ra các tình huống ngoại lệ vốn không được đề cập. Nếu không có dữ liệu, mình chỉ nghe được một nửa câu chuyện – và với BA, nửa câu chuyện là không đủ để thiết kế ra giải pháp.

Nhiều người cứ nghĩ elicit là chuyện hỏi – thật ra không phải. Eliticit là dẫn. Và muốn dẫn tốt, BA cần chuẩn bị cho mình vật liệu để dẫn dắt. Supporting materials chính là cái đó. Có chuẩn bị, bạn sẽ làm chủ buổi trao đổi. Không có, bạn sẽ chỉ biết ghi chép và nghe stakeholder "kể chuyện" – mà kể gì, nghe gì, có khi không khớp với những gì bạn cần.

Trước khi khơi gợi, hãy xem lại:

Có hệ thống có tài liệu gì trước đó chưa? Bạn cần đọc để hiểu về hệ thống hiện tại?
Cần chuẩn bị Dữ liệu, báo cáo, file Excel mẫu?
Có cần flow chart, hay màn hình mockup không?

5. Chuẩn bị Stakeholder

Trong quá trình chuẩn bị khơi gợi yêu cầu, một yếu tố quan trọng mà BA không nên bỏ sót, đó chính là xác định stakeholder nào sẽ tham gia vào buổi elicit và họ cần được chuẩn bị như thế nào. Đây không chỉ đơn giản là việc “mời ai vô họp”, mà là một sự kết nối – bởi vì không phải ai cũng hiểu tại sao họ lại được mời, họ có vai trò gì, và kỳ vọng từ họ là gì.

Vì vậy, trong giai đoạn chuẩn bị, BA cần xác định rõ ai là người phù hợp nhất để cung cấp thông tin, đồng thời trao đổi trước với họ về mục đích của buổi khơi gợi, những nội dung sẽ thảo luận, và – nếu được – nên gửi agenda và yêu cầu chuẩn bị từ trước. Khi stakeholder có sự chuẩn bị, họ sẽ bước vào buổi meeting với tâm thế chủ động, hợp tác hơn, chia sẻ sâu hơn. Và như vậy, chất lượng thông tin mà BA thu được cũng sâu và thực tế hơn rất nhiều. Một stakeholder hiểu rõ vì sao họ tham gia – và cảm thấy tiếng nói của họ quan trọng – sẽ luôn mang lại giá trị cho cả buổi elicit. Đó là cách mà BA xây dựng niềm tin và sự đồng hành từ stakeholder ngay từ bước đầu tiên.

Hãy bảo đảm rằng:

Những stakeholder trực tiếp hoặc gián tiếp liên quan đến quy trình được mời
Stakeholder biết mục tiêu của buổi elicitation
Stakeholder biết họ được kỳ vọng chia sẻ gì
Họ có thời gian chuẩn bị (tài liệu, ý kiến, dữ liệu)
Agenda rõ ràng, thời gian, địa điểm cụ thể

Trích từ: BABOK v3 – Mục 4.1.4 - Prepare for Elicitation - Page 58, 59
Biên soạn & chia sẻ bởi một BA cũng từng fail, rồi từ đó biết sửa và cải thiện

Business Analyst - Elicitation - Cần chuẩn bị những gì

5. Chuẩn bị Stakeholder

Bình luận

Danh mục bài viết

Business Analyst (1 bài viết)